Purchasing

Istilah

Brand

Unit bisnis: HY London, Skinseo, Sudut Cantik, Karir Bag. Setiap SKU milik satu brand. Daftar brand hanya diatur admin.

Merk

Merk produk pihak lain yang dijual di toko multi-merk (Sudut Cantik). Berbeda dengan brand. Produk HY London sendiri tidak perlu diisi merk.

Lini produk

Kelompok produk per brand, paling banyak 2 tingkat: lini utama lalu varian (contoh rekaan: SERUM → CERAH). Satu lini hanya untuk satu brand.

Kategori

Jenis barang (misalnya skincare, aksesoris). Dipakai untuk filter dan laporan.

Kode SKU

Kode yang dipakai tim di sheet dan label (kolom "SKU Sebelumnya"). Diisi manual, tidak dibuat otomatis, dan tidak boleh sama di brand mana pun.

HPP

Harga pokok per unit, dalam Rupiah penuh tanpa koma. Diisi untuk SKU Satuan. Paket rakitan dan Bundling menghitung HPP sendiri dari isinya.

Tiga tipe SKU

Jangan mengisi Bundling dengan bahan mentah dari Paket rakitan. Masukkan Paket rakitannya, supaya stok tidak berkurang dua kali.

Dasbor

Halaman pertama setelah login. Filter Brand di atas berlaku untuk semua kartu yang datanya punya brand. Kartu bisa diklik dan langsung membuka daftar yang sudah tersaring.

1. Perlu tindakan 1 : antrean dari sheet yang belum diputuskan, status sinkron terakhir (Jalan, Terlambat, Gagal, atau Mati), PO yang masih draft, dan PO 90 hari terakhir yang belum punya supplier.
2. Kelengkapan data master 2 : jumlah SKU aktif yang lini, kategori, merk (khusus Sudut Cantik), atau HPP-nya masih kosong. Klik kartunya untuk membuka daftar SKU yang perlu dilengkapi. Lini hanya dihitung untuk brand yang memakainya.
3. Ringkasan 3 : grafik nilai PO per bulan, 5 supplier terbesar 3 bulan terakhir, PO terbaru, dan jumlah SKU aktif per brand dan tipe.

SKU

Menu Produk → SKU. Daftar semua produk lintas brand. Yang tampil pertama kali hanya SKU aktif.

1. Filter dasar 1 : Brand, Tipe, Kategori. Langsung berlaku tanpa tombol Terapkan.
2. Filter lainnya 2 : klik untuk membuka Merk, Lini, Status (Aktif / Nonaktif / Semua), dan filter data kosong (Lini kosong, Kategori kosong, Merk kosong, HPP kosong (Satuan)). Dipakai untuk merapikan data. Posisi buka/tutupnya diingat browser.
3. Tabel 3 : klik judul Kode, Nama, atau HPP untuk mengurutkan. Klik kode untuk menyalinnya. Kolom Kode sheet dan Diubah tersembunyi dan bisa dimunculkan lewat ikon kolom di atas tabel. HPP Paket rakitan dan Bundling dihitung dari isinya.
4. Isi massal 4 : mengisi lini, merk, atau kategori banyak SKU sekaligus. Lihat Isi massal.
5. Tambah SKU 5 : membuka form SKU baru (di bawah). Klik baris SKU untuk mengubahnya.

Cari cepat dari halaman mana pun: tekan Ctrl + K, lalu ketik kode, nama, atau kode sheet SKU.

Tambah atau ubah SKU

1. Identitas 1 : isi kode SKU persis seperti di sheet, pilih brand, lalu tulis nama. Kalau kode sudah dipakai SKU lain (di brand mana pun), form menolak.
2. Tipe 2 : pilih Satuan, Paket rakitan, atau Bundling. Untuk Satuan, isi HPP dalam Rupiah penuh (boleh dikosongkan kalau belum tahu).
3. Isi paket 3 : hanya untuk Paket rakitan dan Bundling, minimal satu isi. Pilih brand dulu, lalu cari isi dengan kode atau nama. Pilihan isi otomatis dibatasi: SKU aktif dari brand yang sama, dan tipe yang diizinkan.
4. Klasifikasi 4 : lini (pilihan hanya dari brand yang sama), merk (untuk Sudut Cantik), kategori, dan status aktif. Bisa dilengkapi belakangan.
5. Klik Buat. Kalau brand diganti setelah lini atau isi terisi, keduanya dikosongkan otomatis dan muncul pemberitahuan.

Isi paket & bundling

Setelah Paket rakitan atau Bundling tersimpan, isinya diatur di tabel Isi / resep di bawah form ubah SKU.

• Tambah isi: pilih SKU isi dan qty. Satu SKU hanya sekali per resep; kalau perlu lebih, ubah qty-nya.
• Keluarkan: menghapus baris dari resep. SKU isinya sendiri tidak terhapus.
• HPP bundle tampil — kalau resep kosong atau ada isi yang belum punya HPP. Lengkapi HPP isinya.

Isi massal

Untuk merapikan data lama: cari SKU dengan kata kunci, cek pratinjau, lalu isi lini, merk, atau kategori sekaligus. Tombol Isi massal ada di kanan atas daftar SKU.

1. Cari SKU 1 : pilih satu brand, ketik kata kunci (minimal 2 huruf). Semua kata harus ada di nama atau kode. Pakai Kecuali untuk melewati kata tertentu.
2. Yang diisi 2 : pilih lini, merk, dan/atau kategori. Yang dikosongkan tidak diubah. Biarkan Hanya isi yang masih kosong menyala supaya data yang sudah benar tidak tertimpa.
3. Pratinjau 3 : cek jumlah SKU yang cocok dan yang akan berubah, beserta contohnya. Persempit kata kunci kalau hasilnya terlalu luas.
4. Klik Simpan 4 . Maksimal 2.000 SKU sekali simpan. Semua perubahan tercatat.

Purchase Order

Menu Pembelian → Purchase Order. PO dibuat sebagai Draft, lalu dipesan ke supplier. Penerimaan barang belum ada di sini (nanti di modul Gudang).

Membuat PO

1. Data PO 1 : tanggal, supplier, dan gudang tujuan. Nomor PO dibuat otomatis saat disimpan, mengikuti bulan tanggal PO. Supplier belum ada? Tambahkan langsung dari tombol + di pilihan supplier.
2. Item 2 : cari SKU dengan kode atau nama. Hanya SKU Satuan aktif yang bisa dipesan, boleh dari brand berbeda dalam satu PO. Harga otomatis terisi HPP SKU, ganti dengan harga beli dari supplier. Satu SKU hanya sekali per PO.
3. Klik Buat 3 . PO tersimpan sebagai Draft dan masih bisa diubah.

Memesan atau membatalkan

1. Pesan ke supplier 1 : muncul konfirmasi, lalu status jadi Dipesan dan isi PO terkunci. PO tanpa item tidak bisa dipesan.
2. Batalkan PO 2 : bisa untuk Draft maupun Dipesan. Kalau itemnya sudah ada di sheet, barisnya tidak ikut terhapus di sheet; catat pembatalan secara manual di sheet.

PO yang sudah dipesan tidak bisa diubah. Kalau ada yang salah, batalkan lalu buat PO baru.

Supplier

Menu Pembelian → Supplier. Isi Nama, Kontak (nama atau nomor WA), dan Alamat.

• Saat mengetik nama, form memberi tahu kalau ada supplier dengan nama mirip, supaya tidak dobel.
• Supplier tidak dihapus. Matikan Aktif supaya hilang dari pilihan PO baru; PO lama tetap utuh.

Merk, kategori, dan lini produk

Daftar pilihan yang dipakai di form SKU. Semuanya ditambah dan diubah lewat pop-up di halaman masing-masing, dan tidak bisa dihapus: yang tidak dipakai lagi cukup dinonaktifkan.

Lini Produk (menu Produk)

• Lini utama: isi Brand dan Nama, kosongkan Induk.
• Varian: pilih lini utama di Induk. Maksimal 2 tingkat, jadi varian tidak bisa punya varian lagi.
• # (urutan) mengatur posisi di daftar pilihan. Nama lini tidak boleh dobel dalam satu brand.
• Lini yang sudah dipakai SKU atau punya varian tidak bisa pindah brand.
• Filter Tingkat menampilkan hanya lini utama atau hanya varian.

Merk dan Kategori (menu Master Data)

Kolom SKU di kedua daftar menunjukkan berapa SKU yang memakainya. Nonaktif = hilang dari pilihan input baru, SKU lama tetap.

Brand dan gudang tidak diatur di sini. Butuh brand atau gudang baru? Hubungi admin.

Sinkron sheet

Selama masa transisi, spreadsheet purchasing yang lama tetap dipakai. Platform dan sheet dicocokkan dua arah:

• Dari platform ke sheet: SKU baru di platform ditempel ke tab SKU-web, item PO platform yang sudah dipesan ditempel ke tab Data. Hanya menambah baris, tidak pernah mengubah atau menghapus baris yang sudah ada.
• Dari sheet ke platform: SKU atau PO yang ada di sheet tapi belum ada di platform masuk Antrean dari Sheet. Tidak ada yang masuk platform sebelum kamu terima.

Antrean dari Sheet

Menu Sinkron Sheet → Antrean dari Sheet. Angka di samping menu = jumlah yang menunggu. Yang tampil pertama kali hanya yang berstatus Menunggu.

1. Terima SKU 1 : pop-up Terima SKU terisi dari sheet. Cek nama, pilih brand (keterangan di bawahnya menunjukkan tulisan brand di sheet), tipe, kategori, dan HPP, lalu klik Terima & buat SKU. Lini, merk, dan isi paket bisa dilengkapi nanti di halaman SKU.
2. Tambah SKU (n) 2 : muncul kalau PO dari sheet memuat barang yang belum punya SKU di platform. Untuk tiap barang, isi kode SKU, cek brand dan HPP (terisi dari harga beli), lalu Simpan SKU. Setelah semua SKU dibuat, tombolnya berganti jadi Terima.
3. Terima PO 3 : konfirmasi menampilkan rincian item. Klik Terima & buat PO; PO dibuat dengan status Dipesan. Kalau tombolnya abu-abu, arahkan kursor ke tombol untuk melihat yang harus diselesaikan dulu (juga tertulis di kolom Belum bisa diterima).
4. Tolak 4 : untuk baris yang memang tidak perlu masuk platform (misalnya data uji atau salah ketik). Alasan boleh diisi. Baris yang ditolak tidak muncul lagi di sinkron berikutnya, dan sheet tidak diubah. Beberapa baris bisa ditolak sekaligus: centang lalu pilih Tolak terpilih.

Riwayat Sinkron

Menu Sinkron Sheet → Riwayat Sinkron. Sinkron berjalan otomatis tiap 2 jam (kalau dinyalakan admin; tertulis "otomatis" di kolom Diminta). Tombol di sini untuk menjalankannya sekarang.

1. Sinkron SKU / Sinkron PO 1 : minta konfirmasi, lalu sinkron diantrikan dan berjalan dalam ±1 menit. Muat ulang halaman untuk melihat hasilnya. Hanya satu putaran per jenis yang bisa berjalan sekaligus.
2. Lainnya → Pratinjau SKU / Pratinjau PO 2 : menjalankan pengecekan tanpa menempel apa pun ke sheet. Hasilnya bisa dilihat di riwayat (mode Pratinjau).
3. Hasil 3 : ringkasan putaran, misalnya jumlah antrean baru dan baris yang ditempel ke sheet.
4. Laporan 4 : unduh rincian per baris (CSV, bisa dibuka di Excel).

Tombol sinkron abu-abu dan tidak bisa diklik = sinkron jenis itu sedang dimatikan atau belum disiapkan. Arahkan kursor ke tombol untuk melihat alasannya, lalu hubungi admin.

Belum tersedia

Fitur berikut masih direncanakan. Sementara itu, pakai spreadsheet purchasing seperti biasa.

• Cetak / ekspor PO ke dokumen untuk dikirim ke supplier.
• Impor dan ekspor daftar SKU lewat file CSV (dengan pratinjau sebelum disimpan).
• Penerimaan barang dan stok: nanti di modul Gudang.

Masalah umum